E-mailová komunikace, ať chceme či ne, dominuje veškeré naší firemní a mnohdy i soukromé korespondenci. Dlouhá léta jsme ve firmě používali Gmail, kde jsme si vystačili s nějakým základním systémem štítkování, ale jakmile nás ve firmě začalo přibývat, systém štítků přestal být udržitelný.
Někdy v roce 2018 jsme proto začali hledat řešení, které by nám pomohlo s organizací e-mailů a zároveň stavělo na našem existujícím Gmailovém účtu, kde jsme přeci jen měli nějakých 13 let veškeré firemní mailové korespondence. V té době nebylo na trhu zas tak moc řešení – existovaly helpdeskové nástroje a pak Front, který byl ale výrazně dražší a přišel mi méně flexibilní než Missive, který jsem tehdy náhodou objevil.
Takže abych to zkrátil, posledních 8 let ve firmě každodenně používáme Missive, pravidelně sleduju konkurenční nástroje a zatím se neobjevila lepší alternativa. Missive je prostě skvělý.
Jak funguje Missive?
Jak tedy Missive funguje, v čem vyniká a jak ho využíváme? V prvé řadě je to extrémně rychlý nástroj se skvělou webovou verzí, vynikající mobilní appkou a vynikající appkou pro desktop. Veškeré rozhraní je jednoduché, čisté a přehledné. To považuju za skvělý základ. Missive obsahuje velké množství nastavení, díky čemuž se dá jeho chování v mnoha ohledech přizpůsobit vašemu konkrétnímu workflow nebo vašim zvyklostem z jiných e-mailových klientů.
V Missive nemusíte vyřizovat jen e-maily, dá se tady napojit spousta dalších služeb, třeba Facebook Messenger, Instagram, SMS, Whatsapp nebo třeba chat z vašeho webu. Tím se dá krásně centralizovat veškerá komunikace se zákazníky či klienty.
Týmová spolupráce
Hlavní devizou Missive je týmová spolupráce. Software je určen primárně pro týmové využití, samozřejmostí je třeba společné psaní draftů, komentování, přiřazování zpráv a vláken. Jaké je tedy základní workflow?
Na začátku je jeden společný inbox, kam padají všechny e-maily, které nám do firmy chodí. Odtud se roztřídí buď konkrétním uživatelům nebo do tzv. team spaces což jsou vlastně sdílené skupinové inboxy. To je šikovné, pokud máte ve firmě nějaká oddělení, například zákaznickou podporu, marketing nebo finance a nevíte zrovna, kterému členovi oddělení daný mail patří – přesměrujete ho tedy na oddělení a tam už si to přeberou.
Samozřejmě není potřeba inboxy třídit ručně – k tomu v Missive slouží rules – mocná pravidla, která lze velice detailně a flexibilně nastavit a lze do nich zapojit také ai prompty, takže velkou část vaší práce můžete velice chytře automatizovat.
Missive také umožňuje nastavit "out of office" stav, který může automaticky předávat všechny maily daného uživatele na jeho team space → tím lze zajistit, že žádná korespondence nezůstane nezodpovězena i v případě, že je třeba zaměstnanec na dovolené.
Každý uživatel má svůj vlastní inbox, kde vidí veškerou poštu, kterou má vyřídit. V Missive lze nastavit, že jakmile daný uživatel na nějaké vlákno odpoví, už jde email automaticky do jeho inboxu (to zabraňuje zbytečnéme opakovanému třídění pošty). Zároveň je také možné nastavit si sledování na libovolnou korespondenci, i když ji nemáte přiřazenou – pak vám tato korespondence také skáče do inboxu, dokud sledování nevypnete.
Vyřizování pošty
Samotné vyřizování pošty je velice podobné jiným e-mailovým klientům. Jsou zde šikovné předpřipravené odpovědi, které umí pracovat s proměnnými, šikovná správa podpisů, které opět mohou obsahovat dynamické prvky. Celý editor je velice podrobně konfigurovatelný, takže si můžete zobrazit jen ty ovládátka, která skutečně používáte. Samozřejmostí je dnes možnost využít ai pro vygenerování odpovědi nebo překlad. Jazykové modely se dají ale snadno využívat třeba pro překlady nebo sumarizace, vše se dá nastavit pod jednotlivá tlačítka, která máte hned po ruce.
Samozřejmostí je funkce odložit (Snooze) a odeslat později (Send Later). Možnost odložit e-maily a naplánovat jejich odeslání na pozdější dobu pomáhá udržovat přehlednou schránku a lépe si organizovat čas. Snoozování využívám neustále při udržování zero inboxu – místo toho, aby mi e-mail hnil v přijaté poště, jej zkrátka odložím na den, kdy vím, že budu mít na neurgentní poštu více času.
Dále je zde k dispozici komentářová či chcete-li chatovací část – mezi jednotlivými mailovými zprávami můžete posílat komentáře podobně jako v jakémkoli jiném chatovacím nástroji. Můžete tak v reálném čase komunikovat se svými kolegy, označovat je, posílat si soubory či odkazy na jiné konverzace. A samozřejmě taky lajkovat a smajlíkovat… V rámci konverzací lze také využívat různé zkratky, které si v Missive nastavíte. Jednoduchým příkazem tak třeba automaticky přepošlete e-mail na přednastavenou adresu, ale možností využití je nespočet (přiřazení štítku, přiřazení uživatele…).
V Missive můžete využívat štítky, které se synchronizují s Gmailem, což považuju za velice praktické.
Skvělá je v Missive práce s přílohami – jsou zde k dispozici praktické náhledy, soubory se dají rychle přesouvat z konverzací do příloh, přílohy lze hromadně stahovat, nahrávat z různých úložišť.
Hodně šikovně je vymyšlená i práce s vlákny, Missive je umí dokonce rozdělovat a slučovat, snadno rozbalit nebo sbalit všechny konverzace nebo vyhledávat jen v rámci vlákna.
Vyhledávání
Vyhledávání v Missive doznalo před pár týdny výrazných změn a nutno říct, že nyní je extrémně rychlé, použitelné a nastavitelné. I před faceliftem bylo právě hledání v mailech klíčovou funkcí, která alespoň pro mě přebíjela konkurenci, nynější rozhraní už považuju za téměř dokonalé.
Osobně mám moc rád hledání v Gmailu a od mailového nástroje nečekám nic jiného, než že bude alespoň přibližně stejně dobrý :)
Missive jako interní chat
Missive umožňuje zakládat konverzace na úrovní e-mailů (objevují se mezi e-maily ve vašem inboxu), do nichž můžete zvát libovolné uživatele. Na jednu stranu je to praktické pro interní komunikaci, my jsme ale od tohoto upustili, protože v Missive neexistuje žádný přehledný strom vláken. Všechny konverzace se chovají stejně jako e-maily a tak často mizí v propadlišti dějin a nikdy je nemůžete najít, když je zrovna potřebujete. Ty nejdůležitější se dají připnout v menu, ale celkově těmito vlákny ztrácí komunikace na transparenci a tak jsme pro účely interní komunikace přešli na Discord.
Soukromá pošta
Do Missive se dá napojit vícero účtů (e-maily, messengery, whatsapp...), což je naprosto skvělá věc – veškerá pošta vám padá do jednoho osobního inboxu, máte ale možnost rozkliknout jej na dílčí "podinboxy" pokud chcete vidět třeba jen osobní nebo jen pracovní korespondenci.
Je to praktické i proto, že pokud chcete, můžete snadno kolegům nasdílet e-mail ze svého soukromého e-mailu, je-li to potřeba. Samozřejmostí je možnost nastavit, ke kterému mailovému účtu bude mít přístup který uživatel.
Další funkce
Co jsem osobně příliš nedocenil jsou kalendářové funkce a funkce pro task management, které dle mého mínění do nástroje pro vyřizování e-mailů nepatří. Naštěstí je Missive opravdu dobře nastavitelný a pokud tyto funkce nechcete používat, nikde vám nepřekáží a můžete je smělě ignorovat.
Příkazový řádek
Krom toho, že lze celý Missive ovládat klávesovými zkratkami, je k dispozici i sofistikovaný command bar. Nastavit se tady dá opravdu ledacos, já osobně si zpravidla vystačím jen s několika klávesovými zkratkami, ale nejsem power user :)
Integrace s dalšími nástroji
Missive lze propojit s mnoha dalšími aplikacemi, jako jsou Asana, Pipedrive, Trello nebo třeba Todoist. Můžete si vytvořit i vlastní rozšíření – my takto například zobrazujeme panel s informacemi o zákazníkovi z našeho eshop backendu – hned tak vidíme, kdy u nás zákazník objednal naposledy, kolik má u nás objednávek nebo jeho RFM skóre. Obecně integrace umožňují plynulý přenos informací mezi různými systémy, které využíváte.
Uvaří to i kafe?
Skoro :) Nastavení, drobných vychytávek a možností workflow je tady opravdu nespočet – to proto, aby si každý mohl přizpůsobit využití dle svých konkrétních potřeb. Nemusíte se ale bát, že byste neustále procházeli kilometry nastavení a laborovali s nástrojem. Vše se nastaví jednou na začátku a pak už se jen upravují nuance, přidávají automatizační pravidla, všechno šlape jako po másle…
Je to blbuvzdorné?
Není. Jako u každého jiného nástroje správné a bezproblémové fungování vyžaduje nějakou disciplínu. Pro každý inbox, ať už centrální nebo týmový, musí být určená osoba, která ho pravidelně na denní bázi prochází a třídí. Zároveň ve firmě tlačím princip zero inbox – tzn. systém, kdy si každý den vyčistím inbox do nuly, abych měl jistotu, že mám veškerou korespondenci pod kontrolou.
Nicméně Missive nabízí vše potřebné, aby vyřizování e-mailů bylo rychlé, hladké a bezbolestné. Správný systém už je na vás, Missive vám dovolí opravdu hodně úprav, aby vám nástroj co nejvíce vyhovoval. S klidným srdcem bych jej doporučil každému, kdo pravidelně vyřizuje e-mailovou korespondenci v rámci menšího či středně velkého týmu.
No a když si náhodou opravdu nevíte rádi, mají skvělou rychlou zákaznickou podporu a velice podrobné návody na webu. Tož neváhejte a vyzkoušejte Missive!