...a ještě jsem pro vás otestoval kupu Task/project management appek
Pro veškerou firemní agendu úkolů a projektů už cirka pět let používáme Notion. Je to univerzální appka, něco jako Lego, ze kterého si postavíte téměř libovolný jednoduchý nástroj na míru. Může to být jednoduché CRM, plánovací kalendář, databáze čehokoli... Díky Notion jsem si mohl ověřit co naše firma skutečně potřebuje, protože všechny agendy jsou tady modulární. Můžete přidávat nové funkce, vlastnosti, třídění, pohledy a to všechno můžete samozřejmě taky mazat...
Díky své komplexitě má Notion poměrně vysoký vstupní práh (byť nutno říci, že vzhledem ke škále možností, kterou aplikace nabízí, je uživatelsky extrémně přívětivá). Běžnému uživateli zkrátka chvíli trvá, než se s ním naučit pracovat.
Vzhledem k tomu, že se jedná o univerzální nástroj, můžete v něm mít všechnu svou práci pod jednou střechou. Potřebujete databáze? Jsou tady. Poznámky? Bez problému. Chcete si udělat systém na správu tasků a projektů? Vytvoříte si jej tady přesně na míru.
Jenže komplexita Notion je zároveň jeho velkou slabinou. Ve srovnání s úzce zaměřenými aplikacemi nikdy nepodá tak dobrý výkon. Musíte se s mířit s tím, že řešení přes Notion bude good enough. A to byl hlavní impuls, proč jsem začal uvažovat o změně. Vložit task, nebo projekt, zkrátka v Notion vyžaduje o něco víc kliknutí než je nezbytně nutné. Tu a tam některý uživatel rozbije řazení tabulky nebo filtru, když zapomenete zamknout zobrazení. Půlka uživatelů se nenaučí psát zadání tasku do těla stránky a vkládá jej zarytě do komentáře...
Když k tomu připočtu fakt, že mobilní appka Notion je tristní, pomalá a je spíše na nouzové řešení než na plnohodnotnou práci, řekl jsem si, že je možná po pěti letech používání Notion čas na změnu.
Můj první volbou na vyzkoušení byl Todoist. Tuto úkolovou appku jsem měl vyhlídnutou už dlouhá léta, znal jsem ji ještě z éry Remember The Milk a mám ji zafixovanou jako extrémně použitelnou minimalistickou záležitost. Za ta léta autoři aplikaci náležitě vypulírovali, podporuje nyní spolupráci týmu, nejen tasky ale i projekty. V základu tak poskytuje vše potřebné pro naši práci, zadávání tasků je tady extrémně rychlé a jednoduché. Trošku nemile mě překvapila absence přímého napojení na Apple kalendář, naštěstí je tady plná integrace Google kalendáře, takže se to dá obejít. Todoist umí šablony, plánování v kalendáři, má přehledné rozhraní na desktopu, rychlou appku, zkrátka na první dobrou jasný favorit. Co mi zde chybí je prostor na dokumenty - často si tvoříme zápisy a dokumentace a dohledávat je přímo v tascích je tak trochu peklo.
Ačkoli Todoist vypadal jako láska na první pohled, prošel jsem si, co nabízí konkurence. Přeci jen vybírám software, který mám v plánu se třicesti lidmi používat příštích 5 let.
Co jsem testoval
- nuclino.com → je to odlehčená verze Notion, děláš kolekce dokumentů, které lze zobrazit různými způsoby, má to ale celkem tristní UX
- craft.do → podivný systém dokumentů, na první pohled poněkud neintuitivní, editor mi připomíná editory newsletterů, celkově to nemá dobré ovládání a roubuje to do sebe několik nedokonalých agend jako tasky, kalendř a wiki...
- coda.io → má docela zvláštní pricing, nicméně je to alternativak Notion, na první pohled mi přišla učící křivka horší než u Notion, asi nevidím důvod pro přechod.
- gitbook.com → nástroj pro tvorbu dokumentace, je to úzce zaměřené, na firemní wiki bych to musel moc ohýbat
- clickup.com → robustní věc, hodně nastavení, hodně agend, hodně učení... Nezapadá to do mé minimalistické představy o worspace
- monday.com → přišlo mi to přehlednější než Clickup, ale pořád je to robustní appka. Naučil bych se v tom dělat, ale radost bych z toho neměl...
- obsidian.md → mám rád markdown, ale tohle už je uživatelsky náročnější, to lidem ve firmě nemůžu udělat :)
- papyrs.com → nástroj na tvorbu firemní wiki, přišlo mi to neintuitivní, myslím, že stejný výsledek se dá docílit jednodušším workflow
- slite.com → je to editor čistě na dokumenty, tedy Notion ořezaný o databázové funkce (resp. nějaké základní v tabulce tam jsou). Zážitek není 100% plynulý, v prohlížeči mi to trochu „poskakovalo“, ale jinak je to relativně pěkná appka.
- getguru.com → docela zajímavý koncept jakéhosi ai „propojovátka“ a firemní wiki, pro mě zatím příliš futuristické
- slab.com → velice pěkný nástroj na sdílené dokumenty, editor je podobný Notion, má nějaké mušky (třeba neumí automaticky převést URL), ale celkově je to docela šikovné, umí to pracovat s týmem. Trošku matoucí je, že místo štítků používá „topics“. Řekl bych, že to má docela blízko k Dropbox Paper.
- Dropbox Paper → editor se kterým jsem začínal, kupodivu stále funguje, ale evidentně na něj léta nikdo nesáhnul, vývoj vypadá zastaveně, škoda.
- wrike.com → další z řady nástrojů na projektové řízení, přišel mi nepřehledný, neintuitivní, nedostatečně elegentní na to, abych byl ochoten jej používat na denní bázi
- sunsama.com → další „fancy zenový“ plánovač tasků, v konečném důsledku ale nepřehledný, alespoň mi se v něm nedařilo dobře orientovat + nemám rád široké fonty, které jsou zde použity, považuju je za špatně čitelné
- superlist.com → velice povedený koncept podobný Noteplanu, kterému schází některé klíčové funkce, ale troufám si říci, že tak za rok z něj bude skvěle použitelný nástroj
- twos → docela pekne udelana to-do aplikace s nekolika peknymi vychytavkami. Sikovne implementuje ai, dobre implementuje kalendar, ale je spise pro osobni pouziti a nesedlo mi uzivatelske rozhrani (čistě subjektivně).
- akiflow → zaujalo me coby univerzalni inbox, ale chce to placeny ucet, aniz by se dalo cokoli vyzkouset
- amplenote → na muj vkus moc old-fashioned, nesel jsem do hloubky, protoze me neoslovilo uzivatelske rozhrani
- offlight → zakladni funkce to-do aplikace, ale appka je pomala, coz je u podobneho nastroje dealbreaker.
- Routine → za me trochu kockopes, uzivatelske rozhrani neni na prvni dobrou uplne intuitivni, oproti jinym aplikacim podobneho typu jsem nenasel zadne vyrazne benefity + male prvky v aplikaci se spatne klikaly.
- Lunatask, Godspeed, Nirvana a další a další projekty, které zkrátka neprošly vstupním sítem.
Čili prošel jsem toho dost, ale Todoist vyšel jako vítěz. Proč? - Pro většinu z nás je to maličkost, ale je česky a má českou dokumentaci a nápovědu. - Zadání tasku je extrémně rychlé, dá se snadno automatizovat. - Má vynikající mobilní appku, prostředí je velice svižné. - Lze jej používat jak na osobní time management, tak na sdílený, pro část z nás je to výrazný benefit. - Umožňuje zobrazit události z osobních kalendářů. - Je značně jednodušší co do množství nastavení a ovládacích prvků, což snižuje šanci na chybu a zlepšuje orientaci v úkolech. - Todoist má řadu rozšíření, kupříkladu umí přidat task jedním kliknutím v Missivu nebo přes sdílecí tlačítka prohlížeče nebo mobilu.
Následně jsem firmou prohnal nějaké dotazníky, sestavil si plán přechodu na nový nástroj, prošel všechny klíčové agendy a připravil pro ně řešení v Todoistu. Byl jsem perfektně připravený a dal jsem si 14 dní práce v Todoist abych si všechno na vlastní kůži vyzkoušel.
Proč to tedy neklaplo? Narazili jsme na několik problémů, které byly v našem kontextu poměrně zásadní. Tím hlavním byla skutečnost, že Todoist neumožňuje přiřazení více řešitelů k jednomu tasku, což je u nás běžná praxe. Tím pádem daný task může ve své agendě vidět vždy jen jeden člověk. Dalo se to obejít, ale dost neprakticky.
Druhý problém vycházel z mého testování – ať jsem dělal co jsem mohl, měl jsem stále pocit, že mi některé tasky v Todoistu někam mizí. Špatně je zařadím, označím a zmizí v nekonečném backlogu. V Notion jsem si zvykl na databázový přístup – zde mohu vylistovat v tabulce absolutně všechny tasky, které kdy kdo zadal, filtrovat je a hromatně spravovat. Dává mi to jistotu, že se opravdu nic nemůže ztratit a také mohu provádět hromadné úpravy.
A nakonec, Todoist má jedno hlavní workflow a pokud si na něj nezvyknete, program nedodává to, co by měl – tedy čistou hlavu díky jistotě, že vše máte někde systematicky zadané a nemusíte na to myslet. Já jsem si bohužel nezvyknul a tak bych program nedokázal prodat ani ostatním lidem ve firmě.
Bylo to dlouhých několik týdnů studování, testování a přemýšlení. Ale nebylo to úplně bez výsledku – připravil jsem řadu zjednodušení našich stávajících procesů a část agendy jsem v Notion zredukoval. Takže jsme zpátky v Notion, máme čerstvě uklizeno, uvidíme, za jak dlouho začnu mít zase roupy na nový firemní systém task/project managementu :)